Términos y Condiciones

1. Definiciones

• "Servicio": los paquetes de soporte administrativo ofrecidos por Vínculo, descritos en la propuesta formal emitida para cada cliente.
• "Cliente" o "Usuario": la persona natural o jurídica que contrata los servicios de Vínculo.
• "Propuesta": el documento escrito que describe el alcance, precio y condiciones particulares del servicio acordado.
• "Registros corporativos": documentos internos de naturaleza administrativa, como actas de reuniones, libros de socios, registros internos de decisiones y archivos relacionados.
• "Plataforma": el sitio web accesible en vinculoe.pro y cualquier portal digital que Vínculo ponga a disposición del cliente.

2. Aceptación de los términos

La contratación de cualquier servicio de Vínculo implica la aceptación plena de estos términos. Los servicios están dirigidos a empresas y personas mayores de 18 años con capacidad legal para contratar según la legislación colombiana.

Si no está de acuerdo con alguna de estas condiciones, le solicitamos que no contrate los servicios y que nos contacte para resolver cualquier duda antes de proceder.

3. Descripción de los servicios

Vínculo ofrece soporte administrativo para el mantenimiento de registros corporativos. Los servicios disponibles son:

• Soporte en Registros: organización y mantenimiento básico de archivos internos y registros estándar.
• Paquete Actas y Reuniones: apoyo en la documentación administrativa de reuniones corporativas.
• Programa de Registros Corporativos: gestión integral anual de registros con coordinador asignado y portal digital.

Importante: todos los servicios de Vínculo son de naturaleza operativa y administrativa. No constituyen asesoría legal, contable, fiscal ni de ningún otro tipo regulado. El cliente es responsable de consultar a los profesionales autorizados para dichas materias.

Los servicios se prestan principalmente a empresas ubicadas en Colombia. Vínculo se reserva el derecho de evaluar solicitudes de otras jurisdicciones caso a caso.

4. Acceso al portal digital

El Programa de Registros Corporativos incluye acceso a un portal digital. El cliente es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Notificar de inmediato a Vínculo ante cualquier uso no autorizado de su cuenta.
• No compartir el acceso con personas ajenas a las autorizadas por la empresa cliente.

5. Responsabilidades del cliente

Para que el servicio funcione correctamente, el cliente se compromete a:

• Proporcionar información y documentos veraces, completos y oportunos.
• Designar un interlocutor interno que coordine con el equipo de Vínculo.
• No utilizar los servicios para fines contrarios a la ley o que impliquen manejo de información falsa.
• Comunicar con anticipación cualquier cambio en la estructura de la empresa que afecte los registros.

6. Propiedad intelectual

Las plantillas, metodologías y materiales desarrollados por Vínculo son propiedad intelectual de la empresa. El cliente recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible para los fines del servicio contratado.

Los documentos generados a partir de información proporcionada por el cliente (actas, registros, archivos) son propiedad del cliente. Vínculo no los utilizará para fines distintos a la prestación del servicio.

7. Condiciones de pago

Los precios de los servicios se establecen en pesos colombianos (COP) en la propuesta formal. Las condiciones específicas de facturación y pago se detallan en cada propuesta. En términos generales:

• El pago se realiza por transferencia bancaria u otros medios acordados en la propuesta.
• Los precios publicados en el sitio web no incluyen IVA.
• El incumplimiento del pago puede suspender la prestación del servicio hasta regularizar la situación.
• No se realizan devoluciones por períodos ya prestados del servicio, salvo que Vínculo haya incumplido el alcance acordado.

8. Condiciones específicas del servicio

El alcance detallado de cada servicio consta en la propuesta escrita. Con carácter general:

• Los cambios de alcance durante la ejecución deben acordarse por escrito con el coordinador asignado.
• Los plazos de entrega dependen de la oportunidad con que el cliente proporcione la información necesaria.
• Vínculo no se hace responsable de omisiones en los registros derivadas de información tardía o incompleta del cliente.
• Los servicios se prestan en español. Cualquier documento en otro idioma requerirá acuerdo previo.

9. Declaraciones y limitaciones

Vínculo presta sus servicios con diligencia profesional. Sin embargo:

• El servicio es de carácter administrativo y no sustituye la asesoría legal, contable ni fiscal.
• Vínculo no verifica la validez legal de los documentos que el cliente proporciona como base para los registros.
• Los registros administrativos mantenidos por Vínculo no reemplazan las obligaciones legales de inscripción ante entidades oficiales (Cámara de Comercio, DIAN u otras).

10. Limitación de responsabilidad

En ningún caso Vínculo será responsable por daños indirectos, lucro cesante o perjuicios derivados del uso de los registros en procesos legales, fiscales o administrativos ante terceros. La responsabilidad total de Vínculo frente al cliente se limita al valor del servicio correspondiente al período en que ocurrió el hecho generador del perjuicio.

Vínculo no asume responsabilidad por eventos de fuerza mayor, fallas en servicios tecnológicos de terceros o interrupciones del servicio derivadas de causas fuera de su control razonable.

11. Indemnización

El cliente se compromete a indemnizar a Vínculo por cualquier reclamación de terceros derivada del uso indebido de los servicios, la entrega de información falsa o el uso de los registros en contravención de las leyes colombianas aplicables.

12. Terminación del servicio

Cualquiera de las partes puede dar por terminado el servicio con un preaviso escrito de 15 días calendario. Al momento de la terminación:

• Vínculo entregará al cliente todos los registros y documentos que obren en su poder.
• El cliente deberá cancelar los valores correspondientes al período efectivamente prestado.
• Las cláusulas de confidencialidad y limitación de responsabilidad subsistirán tras la terminación.

Vínculo puede terminar el servicio de forma inmediata si el cliente incumple gravemente estos términos, proporciona información manifiestamente falsa o utiliza el servicio para fines contrarios a la ley.

13. Resolución de conflictos y legislación aplicable

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier diferencia, las partes intentarán una solución directa dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación del desacuerdo.

Si no se alcanza un acuerdo, las partes someterán la controversia a la jurisdicción ordinaria de los juzgados civiles de la ciudad de Cali (Valle del Cauca), renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

14. Disposiciones generales

• Integración: estos términos, junto con la propuesta escrita, constituyen el acuerdo completo entre las partes.
• Divisibilidad: si alguna cláusula resultara inválida, las demás permanecerán vigentes.
• No renuncia: la no exigencia de una obligación en un momento determinado no implica renuncia a exigirla en el futuro.
• Cesión: el cliente no puede ceder sus derechos u obligaciones sin el consentimiento previo y escrito de Vínculo.

15. Modificaciones a estos términos

Vínculo puede actualizar estos términos en cualquier momento. Los cambios se publicarán en esta página con la nueva fecha de vigencia. El uso continuado de los servicios tras la publicación de cambios constituye aceptación de los términos actualizados. Para cambios sustanciales, Vínculo notificará a los clientes activos con al menos 15 días de anticipación.